
“Vchasno.EDI” direktorius apie galimybes pagreitinti dokumentų apdorojimą mažmeninės prekybos srityje, sumažinti galimų klaidų skaičių ir sutaupyti ir sutaupyti išlaidų ir finansų.
“Vchasno.EDI” “Vchasno.EDI” platforma “Vchasno.EDI” yra konkrečiai sukurta specialiai keitimosi elektroniniais dokumentais tarp pardavėjų ir tinklų. Paslauga padeda pardavėjams ir prekybos tinklams keistis dokumentais elektronine forma. EDI supaprastina procesus – , pavyzdžiui, užsakymų kūrimą arba keitimąsi sąskaitomis – ir padeda juos atlikti greičiau ir patogiau. Interviu RAU “Vchasno.EDI” Vladimiras Šalyginas pasakojo apie pagrindinius pranašumus ir naujas galimybes sistemoje.
<Konkrečiai dėl mažmeninės prekybos
– Kaip ilgai ši paslauga veikia , kokią jis savo sampratą atspindi, ir kiek mažmenininkų jau pasinaudojo galimybe pertvarkyti savo dokumentaciją į elektroninę formą?
– “Vchasno.EDI” (Elektroniniai duomenų mainai – Elektroniniai duomenų mainai – Elektroniniai duomenų mainai veikia nuo 2019 m. . Šia platforma naudojasi daugiau nei 90 prekybos tinklų. Jiems tai ne tik tai tik galimybė išvengti klydimų , kai dirbama su parašais.
– – Kodėl “Watchfully” sukūrė atskirą produktą , skirtą tik mažmeninei prekybai?
– Ši pramonė turi didelį potencialą automatizavimui. Mažmeninės prekybos įmonės keičiasi šimtais dokumentų kasdien tarp parduotuvių, pardavėjų ir kitų prekybos proceso dalyvių . Be to, šiuolaikinis verslas aktyviai juda į digitalizaciją. Vis daugiau ir daugiau įmonių ieško sprendimų , kurie supaprastintų procesus ir sumažintų procedūrų skaičių. EDI sistema yra tai tik teisingas atsakas į tai.
Kitas vienas didelis mažmeninės prekybos ypatumas yra sudėtingos sudėtingos tiekimo grandinės . Didelis procesų ir dalyvių skaičius reikalauja tikslių ir greitų duomenų keitimosi. Taip pat šioje aplinkoje buvo naudojami standartizuoti dokumentų formatai , kaip elektroniniai užsakymai arba sąskaitos. Dėl šios integracijos su platforma yra paprasčiau, ir dirbti su dokumentais yra greičiau ir patogiau.
– Ar yra kokių nors panašių paslaugų Ukrainoje?
– Aišku, kitos kitos elektroninių dokumentų valdymo paslaugos taip pat pasiūlo įvairių sprendimų mažmeninei prekybai. Bet pagrindinis “Vchasno.EDI” privalumas yra universalumas. Mes pasiūlome visą visą ekosistemą verslo automatizavimui . Viskas vienoje vietoje: nuo sutarčių ir sąskaitų iki darbo su elektroniniais čekais, dokumentais ir elektroninėmis sąskaitomis.
Tai supaprastina darbą, nes vienas įvesties įgalina daugiau kontroliuoti procesus. Bendroji paramos komanda yra visada sujungta ir dėka stabilumo sistemoje sumažėja rizika. Taip pat klientas gauna išsamų sprendimą, sutaupydamas išlaidas ir atsižvelgdamas į visus savo reikalavimus.
– Kaip apskritai galėtų prisijungti mažmeninės prekybos įmonė prisijungti prie projekto, ir kokius reikalavimus sudaro įmonės techninė ar programinė pagalba?
– Tam, kad prisijungtų prie Watch.EDI, mažmeninės prekybos įmonė turi užpildyti keletą dalykų Pirma, dokumentų grandinė , kuriais bus keičiamasi per platformą , pavyzdžiui, užsakymai, sąskaitos, aktai ir kiti svarbūs dokumentai. Toliau “Watch” komanda su klientu analizuoja įmonės ERP sistemos technines galimybes , elektroninių parašų prieinamumą ir stabilią prieigą prie interneto.
Kitas žingsnis – integruoti su mažmeninės prekybos įmonės apskaitos sistema. Tai leidžia automatizuoti automatizuoti keitimosi duomenimis tarp platformos ir įmonės vidinės sistemos . Po įdiegimo atliekami bandomieji keitimai , kad būtų įsitikinta, jog viskas veikia teisingai. Svarbus žingsnis yra apmokyti darbuotojus , kad visi darbuotojai galėtų greitai prisitaikyti prie naujų procesų.
Techniniai reikalavimai prisijungimui prie “Vchasno.EDI” įtraukiami galimybė turėti ERP sistemą galinčią integruoti su platforma per API arba kitų duomenų mainų formų formą, kvalifikuotą elektroninį parašą, ir taip pat patikimą interneto ryšį. “Vchasno.EDI” teikia techninę paramą. Šie reikalavimai padeda užtikrinti greitą ir nepertraukiamą prisijungimą ir funkcionavimą prie platformos.
Investavimas į ekonomiką
– Automatizavimas taip pat reikalauja investicijų į finansavimą. Kada šios investicijos atsipirks ir kokie faktoriai tam turi įtakos?
– – – Aišku, tai reikalauja tam tikrų investicijų, bet išlaidos gali greitai atsipirkti labai greitai. Tai priklauso nuo kelių svarbių komponentų. Pirma, dokumentų apyvartos apimtis – kuo daugiau dokumentų apdoroja įmonė , kuo partesnė sistema sutaupys laiko ir rezursų. Automatizavimas sumažina popieriaus, spausdinimo ir pristatymo išlaidas,dėl to galima sutaupyti 60-80% administracinių išlaidų. Tai žymiai padidina pelningumą.
Taip pat “rankinio” valdymo “valdymas dažnai sukelia klaidas, dėl kurių toliau gali atsirasti papildomų išlaidų – baudos arba produktų nuostoliai. Tokių procesų automatizavimas leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir, sutaupyti išlaidų ir laiko. Gerokai sutaupyti galima dokumentų saugojimui ir archyvavimui . Tai leidžia sutaupyti nuo patalpų nuomos ir archyvų valdymo išlaidų.
Turėtų būti suprantama , kad kuo daugiau partnerių prisijungia prie sistemos, tuo greičiau atsiperka investicijos. Kuo daugiau prekybos tinklų ir pardavėjų naudojasi EDI, tuo daugiau sutaupoma dokumentų valdymo išlaidų. Svarbus faktorius yra greitas įdiegimas. Jeigu įmonė sistemą integruoja greitai, automatizavimo naudą galima gauti daug greičiau.
– Kodėl reikėtų pradėti migruoti į elektroninį dokumentų tvarkymą ir galėtų pirmiausia automatizuoti kai kuriuos individualius – – pačius kritiškiausius – procesus?
– – – Pirmiausia reikia analizuoti, kurie dokumentai yra labiausiai svarbūs jūsų verslui. Tai galėtų būti užsakymai, užsakymų patvirtinimai, sąskaitos ir kiti dokumentai naudojami dėl susisiekimo su tiekėjais ir prekybos tinklais. Toliau tai svarbu sukonfigūruoti įmonės integraciją su EDI platforma su įmonės apskaitos sistema . Tai leidžia automatizuoti procesus ir sumažinti klydimų skaičių.
Pirmiausia galima perimti kritinius procesus, pvz.užsakymus ir patvirtinimus, ir toliau prisegti kitus dokumentus, tokius kaip atliktų darbų aktai , specifikacijos, išsiuntimo, išlaidų arba pelno sąskaitos. Įdiegus sistemą , svarbu išbandyti pakeitimą dokumentais su partneriais, kad būtų užtikrinta, jog visa veikia teisingai. Vėliau galima palaipsniui padauginti panaudojamų erdvėje dokumentų .
Beje, visi elektroniniai dokumentai , kurie perduodami per EDI , turi turėti teisinę galią, tai kodėl jų naudojimui Ukrainoje reikalaujama kvalifikuoto elektroninio parašo (CEP).
Praktiniai klausimai
– Kas praktikoje yra dažniausiai užsakoma mažmeninės prekybos įmonių ir ar jis yra skirtingas tai, kuo prekiaujama tinkluose ?
– yra daugiausia populiariausių dokumentų. Pirmasis yra, pirma, prekių užsakymas – dokumentas, su kuriuo mažmeninės prekybos įmonė siunčia laišką tiekėjui , kad jiems reikia papildyti apibrėžtų prekių atsargas . Tuomet tiekėjas išsiunčia užsakymo patvirtinimą, pranešdamas mažmeninės prekybos įmonei , kad prekės bus pristatytos per nustatytą dieną. Kai prekės yra jau išsiųstos, tiekėjas išsiunčia ataskaitą apie išsiuntimą. Ir ataskaitą apie prekių priėmimą . Be to, savaime suprantama, yra ir sąskaitos , jos dokumentuoja prekių judėjimą , ir yra svarbios apskaitos ir teisiniams reikalavimams.
Atsižvelgiant į tai, kuo prekiauja tinklas , galbūt bus kitų niuansų. Pavyzdžiui, elektronikos parduotuvėms svarbu, kad dokumentuose būtų nurodytas kiekvieno produkto serijinis numeris , ir farmacijos produktų laikotarpis . Bet pagrindinis dokumentų rinkinys visais atvejais išlieka panašus.
– Ar jūsų klientai dažnai privalo keisti versloprocesus arba nustatyti kitas procedūras dokumentų valdymui ir kaip jiems tai pavyksta?
– – Dažniausiai tai įvyksta dėl pasikeitimų išorinėse aplinkybėse arba dėl pageidavimo padaryti procesus efektyvesnius . Pavyzdžiui, dėl naujų teisės aktų reikalavimų arba dėl pasikeitimų bendradarbiavimo su partneriais sąlygų dažnai reikia koreguoti darbų eigą. Kartais įmonės keičia savo procesus dėl verslo plėtros, kai žymiai padidėja partnerių skaičius arba darbo krūvis .
Dėl prieinamumo prie platformos “Hourly.EDI” ir pagalbą mūsų klientai paprastai gali greitai prisitaikyti prie naujų sąlygų. Mes padedame sukurti visą taip , kad bendrovė tęstų veiklą be problemų, netgi tada, kai privalome keisti nustatymus arba įdiegti naujus sprendimus.
Darbas su klydimais
– Ar buvo jūsų praktikoje kokių nors nesėkmių ir dėl ko jos buvo?
– Aišku, kiekvienas daro klaidų. Mes taip pat turėjome keletą atvejų, kai projektai nevyko taip, kaip mes planavome. Jų nelaikome visiškai nesėkmingais , nes kiekviena tokia patirtis padėjo mums tobulinti mūsų procesus.
Pavyzdžiui, kartą įgyvendinant “Vchasno.EDI” viename iš prekybos tinklų sąjungų jau užbaigėme visus reikalingus nustatymus, tinklas pradėjo integraciją, ir mes perėjome į testavimo etapą. Bet partnerio prioritetai pasikeitė ir jis visą veiklą atidėjo dėl nenumatytų aplinkybių. Dėl to mes iššvaistėme žymius rezultatus ir laiką, bet nebuvo pasiektas planuotas rezultatas .Projektą pavyko atkurti tik po metų.
Kitas atvejis kada prekybos tinklas nusprendė įdiegti EDI ir pervesti visus savo tiekėjus į elektroninius užsakymų mainus . Mes susitarėme dėl procesų grandinės ir dokumentų šablonų , pradėjome integraciją. Tačiau prieš testavimą klientas pageidavo pakeisti patvirtintą procesą. Antai prireikė papildomo darbo. Mes užtrukome daugiau nei dvejus mėnesius ir buvome priversti įsipareigoti papildomų rezursų. Tai paveikė pradėjimo laikotarpį ir padidino išlaidas.
Bet visa tai yra patirtis. Nuo šiol daugiau atidėliojame susitarimus dėl reikalavimų pagal pirmuosius. Taip pat pradėjome dirbti su žingsnis po žingsnio įgyvendinimo schema, leidžiančia sumažinti uždelsimo riziką. Pastovus komunikavimas su klientu tapo svarbiu elementu galimiems pakeitimams numatyti. Yra keletas pagrindinių veiksnių faktorių , į kuriuos mes atsižvelgiame kad sumažintume nesėkmės tikimybę būsimoje . Aiškiai apibrėžti verslo procesus ir reikalavimus pradžioje padeda išvengti nesusipratimų. Svarbu, kad techninė infrastruktūra bendrovės būtų paruošta integracijai, ir komanda būtų apmokyta ir pasiruošusi dirbti su naujomis sistemomis.
– Kas yra pagrindinis atsakingas už projekto įgyvendinimą: užsakovas arba vykdytojas?
– – – Įgyvendinant automatizavimo projektą, atskirai dėl EDI arba EDO, atsakomybė yra paskirstyta tarp dviejų , tačiau kiekvienas iš jų turi savo vaidmenį. Vadovas yra atsakingas už techninę dalį: konfigūruoja sistemą , integruoja ją su kitomis platformomis ir prižiūri sėkmingą veiklą. Taip pat jis kuria įgyvendinimo planą, koordinuoja visus žingsnius,Kontroliuoja, kaip laikomasi grafiko ir moko darbuotojus. Klientas, savo ruožtu, privalo aiškiai apibrėžti , kurie procesai ir dokumentai turi būti automatizuoti. Taip pat jis organizuoja prieigą prie reikalingų duomenų ir parengia komandą pakeitimams .
Svarbu, kad užsakovas ir vykdytojas reguliariai aptartų projekto progresą . Sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai šalys bendradarbiauja visuose etapuose.
– Kokie dokumentai negali būti perkeliami į elektroninę formą arba negalima perkelti dėl teisinių reikalavimų arba kitų faktorių?
– – – Pavyzdžiui, yra dokumentų, kurie reikalauja notarinio autentiškumo arba turi hologramas arba vandens ženklus . Taip pat yra tautinių standartų , kurie reikalauja originalo. Tačiau išplėtus technologijas, paprasčiausiai skaitmeninius pasirašus, šiuos apribojimus palaipsniui mažina.
– Kaip turėtų būti suderinti programinės įrangos sprendimai jei partneriai mažmeninės prekybos įmonės turi kitas elektroninių dokumentų valdymo sistemas?
– – – Įprastai prekybos tinklai veikia integracijos principu, t.y. informacija yra perduodama su EDI ir įvedama į apskaitos sistemą. Tinklas apdoroja ir konvertuoja dokumentus pagal suderintus su reikalavimais nepriklausomai nuo pateikėjo . Atliekant API naudojimą tarp EDI skirtingų providerių galimybė pritaikyti keitimosi duomenimis pritaikymą, kai kiekviena sistema turi savo standartus. API užklausos konfigūruojamos taip, kad pardavėjas galėtų priimti ir siųsti dokumentus partnerio formatu.
– šiuolaikinėje realybėje yra problemų su sujungiamumu ir elektra. Ar galimas darbas šiuolaikinėje realybėje yra problemų su sujungiamumu ir elektra. sistemų , veikiančių neveikiančiu režimu?
– Nors elektroninės dokumentų valdymo sistemos įprastai veikia netiesioginiu režimu, yra tam tikrų galimybių dirbti ir taip pat dirbti ir susisiekimo arba elektros srityje. Pavyzdžiui, galima saugoti dokumentus dokumentų dokumentus dokumentus. Po to, kai atnaujinamas sujungimas , jie yra automatiškai išsiunčiami per EDI. Taip pat galima paruošti dokumentus ir išsiųsti juos vėliau, kad būtų prieinamas internetas . Jūs galite integruoti su ERP sistemomis, kuriomis galite kurti dokumentus autonominiu režimu, ir vėliau perduoti juos per EDI, kad atsinaujintų sujungimas . Be to, ir, savaime suprantama, yra galimybė padaryti atsarginę kopiją dokumentų, kad nebūtų prarasta svarbi informacija po to, kai atnaujinamas sujungimas .
Nors sistema negali visiškai veikti autonominiu režimu, tokios galimybės padeda sumažinti problemas dėl užgesusios šviesos.
– ko galėtume laukti būsimoje iš būsimos EDI plėtros ir įgyvendinimo ?
– – – Mano nuomone, turėtume laukti daugiau automatizavimo, didesnio saugumo ir integracijos su kitomis verslo sistemomis. EDI bus sudėtingiau integruoti su ERP ir CRM. Tai leis automatiniu būdu atlikti atsargų stebėjimą, atnaujinti duomenis realiuoju laiku ir pagerinti bendrąjį verslo efektyvumą .
Kita tendencija yra dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis, kuris bus pritaikytas dirbti su dideliais duomenų kiekiais , identifikuoti anomalijas ir prognozuoti poreikius. Tai padarys informacijos apdorojimą greitesnį ir tikslesnį .
Svarbi tendencija bus didinti kibernetinį saugumą,Ypač , naudojant šifravimą ir daugiapakopį autentifikavimą , kad apsaugotų duomenis. Artimiausioje būsimojoje būsenoje bus dar populiaresnė blockchain technologija , skirta didžiausiam elektroninių dokumentų saugumui užtikrinti.
Kaip laikui bėgant stiprės pagalba naujiems tautiniams standartams ir reguliaciniams reikalavimams. Tai užtikrins patogius duomenų mainus tarp šalių ir rinkų. Taip pat leis patobulinti sąveiką tarp skirtingų verslo įmonių visuomeniniu lygmeniu. Apskritai, tai visa tai lems daugiau automatizuoti procesus, sumažinti išlaidas ir padidinti verslo efektyvumą.